Címkézés a Protegus 2 Céges fiókban – a funkció, amit mindenki átugrik

Címkézés a Céges fiókban: miért jobb a címke a mappánál — címke-csoportok, valós keresési helyzetek és indulási recept telepítőknek.

4 perc olvasás
-0001.11.30

Van a Protegus 2 Céges fiókban egy funkció, amit szinte mindenki átugrik, pedig ez az, amelyik a legtöbbet adja, ahogy nő az ügyfélállományod: a címkézés. Nem azért, mert bonyolult vagy okos – hanem mert egy egészen más rendezési elvet kínál, mint amihez hozzászoktunk.

Miért nem elég a mappa?

A mappa azt kényszeríti rád, hogy egy dolgot egy helyre tegyél. Csakhogy a valóságban egy rendszer egyszerre több dolog is: Budapesten van, társasház, DSC-központ, éves karbantartási szerződéssel, és épp problémás.

Mappákkal ebből választanod kell egyet – vagy csinálsz „Budapest / Társasház / DSC" alkönyvtárakat, és két hónap múlva már nem találsz semmit. A címke ezt oldja fel: egy rendszer annyi címkét kaphat, ahányat akarsz, és bármelyik felől megtalálod.

Mire jó a gyakorlatban?

Néhány címke-csoport, ami a legtöbb telepítőnél azonnal hasznot hoz:

Terület – „Budapest-észak”, „Pest megye”, „vidéki kiszállás”. Amikor összeraksz egy kiszállási napot, egy kattintás.
Ügyfél-típus – „társasház”, „üzlet”, „iroda”, „családi ház”. Más a kommunikáció és más a szerződés.
Központ-típus – „DSC”, „Paradox”, „FLEXi SP3”. Ha jön egy gyártói firmware-hír, egy szűréssel megvan, kiket érint.
Szolgáltatási szint – „karbantartási szerződéssel”, „csak telepítés”, „garanciális”. Ez mondja meg, kiért vagy felelős és kiért nem.
Állapot – „problémás”, „figyelni kell”, „fizetésre vár”. A saját munkalistád, a rendszerbe építve.

Ahol tényleg megtérül

A címkézés haszna nem akkor jelentkezik, amikor felviszed – hanem amikor keresel. Néhány valós helyzet:

„Kiment egy gyártói értesítés a DSC NEO-hoz. Kiket kell értesítenem?” – egy szűrés a „DSC” címkére.
„Jövő kedden Debrecenbe megyek. Kihez tudnék még beugrani?” – terület-címke, és látod, kinek esedékes valami.
„Melyik ügyfelemnél van karbantartási szerződés, ami idén lejár?” – szolgáltatási szint plusz saját megjegyzés.
„Kik azok, akiknél az elmúlt hónapban többször volt hiba?” – „problémás” címke, és nem a fejedben tartod számon.

Az eseménylistát is szűrheted címkére – tehát nemcsak azt látod, kik tartoznak egy csoportba, hanem azt is, mi történt náluk.

Hogyan kezdj hozzá?

A leggyakoribb hiba, hogy valaki nekiáll harminc címkét kitalálni, aztán egyet sem használ következetesen. Sokkal jobban működik ez:

Kezdj kettővel. Egy terület- és egy ügyfél-típus címkével. Ennyi.
Minden új rendszerre tedd rá rögtön a beüzemeléskor. Utólag felcímkézni száz rendszert fájdalmas, menet közben nulla munka.
Bővíts akkor, amikor konkrétan hiányzik egy szűrés. Ha nem hiányzott, nem is kellett.
Adj színt a fontosaknak – a „problémás” címke pirosan a listában többet ér, mint bármilyen jegyzet.

Minden címkének adhatsz egyedi nevet, leírást és színt, így a csapatod többi tagja is érti, mire való – ez különösen fontos, ha többen viszitek a rendszereket.

Egy gondolat a végére: a címkézés nem a Protegus 2 sajátossága, hanem egy szemlélet. Ugyanez a logika működik a számlázásban, a raktárkészletnél és a levelezésben is: ne oda tedd a dolgot, ahol majd keresed, hanem írd rá, mi az – és keresés helyett szűrni fogsz. Ha egyszer ráérzel, nem akarsz visszamenni a mappákhoz.